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从图表看新《档案法》
发布时间:2020-07-21  来源:华商律师  返回

 

一、《档案法》立法沿革及适用范围

 

2020年修订的《档案法》(简称“新《档案法》”)于2020620日经第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过,将于202111日起施行。从图1的时间轴可看出,随着档案法治化进程的深入,2007年便已启动《档案法》的修订计划,但直到今年才最终出台,足见其审慎的立法态度。本次修订是为了适应信息化发展需要,进一步完善了行政执法规定,总体上提升了开放利用程度。

新《档案法》第二条明确了其适用范围及档案的定义,从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动的单位和个人均应遵守新《档案法》的相关规定,其中档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 

 

 

二、新《档案法》四大核心变化

 

新《档案法》从现行的627条修订为853条,内容更加充实、完善,具体修订如下表:

 

核心变化

具体修订

修订的条款范围

1、进一步完善档案管理相关制度

l 完善档案管理体制;

l 健全档案管理相关制度,建立档案工作责任制;

l 推动档案开放与利用;

l 加强档案信息化建设;

l 完善档案安全工作机制,保障档案信息安全;

l 加大对档案工作的支持保障力度,促进档案领域的国际交流与合作;

l 完善监督检查措施;

l 完善档案违规处理的法律责任。

l 第三章 第十二条至第二十五条;

l 第四章 第二十七条至第三十四条;

l 第五章 第三十五条至第四十一条;

l 第六章 第四十二条至第四十七条;

l 第七章 第四十八条至第五十一条。

2、进一步扩大档案开放与利用:形成满25年应向社会开放

l 明确一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都享有依法利用档案的权利;

l 明确县级以上各级档案馆的档案,应当自形成之日起满二十五年向社会开放;

l 规定档案馆不按规定开放利用的,单位和个人可以向档案主管部门投诉;

l 明确档案馆加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用,为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持;

l 鼓励档案馆开发利用馆藏档案,开展中国特色社会主义教育,弘扬社会主义核心价值观。

l 第四章 第二十七条至第三十四条。

 

3、鼓励传统档案载体数字化,增设“档案信息化建设”一章

l 规定各级政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用;

l 明确档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设;

l 规定电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规,明确电子档案与传统载体档案具有同等效力,并对电子档案移交、检测和重要电子档案异地备份保管作了规定;

l 明确国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化;已经实现数字化的,应当对档案原件妥善保管;

l 规定机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设,有条件的档案馆应当建设数字档案馆,国家推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

l 第五章 第三十五条至第四十一条。

4、为保障档案实体安全和档案信息安全,增设加强监督并严格法律责任等规定

l 明确档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制,加强档案安全风险管理,提高档案安全应急处置能力;

l 保障档案实体安全,要求档案馆、档案机构按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;

l 明确档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当采取措施保障档案信息安全;

l 加强监督检查,明确档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全隐患的,应当及时采取补救措施,消除档案安全隐患;

l 严格法律责任,对明知存在档案安全隐患而不采取补救措施造成档案损毁、灭失,存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改,发生档案安全事故后不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查等违法行为规定法律责任。

l 第六章 第四十二条至第四十七条。

 

 

三、《档案法》背景下,企业怎么做?

 

1. 宏观—三大层面:

1 在档案收集、整理、保护、利用及监督管理方面,企业应符合如下合规要求:

 

 

 

 

 

 

2 在档案管理制度、管理机构及管理人员方面,企业应符合如下合规要求:

 

  

 

3 在档案信息系统方面,企业应符合如下合规要求:

 

 

 

如果企业不符合上述合规要求,可能面临如下法律风险:

 

     

 

2. 微观—四个步骤

1 学习新法,树立合规理念

企业应在202111日前尽快组织新《档案法》的学习培训,自上而下建立“合规人人有责”的文化理念,特别是要注重培养管理、接触档案的基层人员对合规重要性的深入、充分认识,将合规理念融入企业的日常生产经营的每一个步骤中去,并同时排查是否存在应付检查和重复检查的现象,树立合规管理的及时性、权威性和适用性。

 2 对照新法梳理问题,明确责任制

企业应当根据企业经营实际情况及行业特征,在202111日新《档案法》生效前,自行组织或聘请专业机构开展档案管理合规专项审计工作,从归档范围、收集方式、是否建立了一系列的科学的管理制度、是否有对被委托的第三方的合格审查机制和监督机制、是否建立了响应的管理机构或人员、是否配置了机房和必要的设施设备等方面筛查以做好合规差距分析,尽快推进合规整改,降低企业经营过程中的档案管理合规风险,避免直接负责的主管人员和其他直接责任人员因档案管理违法违规承担行政甚至刑事法律责任。

3 建立合规体系,确保档案安全

企业首先要对照新《档案法》、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《网络安全法》、《档案信息系统安全保护基本要求》以及《信息安全技术-网络安全等级保护基本要求》的相关规定,将其转换成明确的合规流程要求,识别出具体合规风险;然后分解流程中的风险点,有针对性地设计、实施和管理管控点,并推行全企业合规培训,确保规则深入人心;通过企业内部自查、合规独立监测的形式确保流程合规,对于内外部检查结果及时上报,弥补合规控制缺陷;最终整理违规事件,定期汇报,并为新的风险识别提供有效输入。

4 关注出境、外资等特殊场景下的合规要点

根据新《档案法》第二十二条、第二十五条等规定,企业所有的档案,若对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的,企业应当妥善保管,严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织,且不得擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境;确需出境的,应当按照《档案法实施办法》等规定,经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行,同时还应当遵守《保守国家秘密法》、《网络安全法》等有关规定。企业违反该规定的,由海关或者有关部门予以没收、阻断传输,并对单位处一万元以上十万元以下的罚款,对个人处五百元以上五千元以下的罚款;并将没收、阻断传输的档案或者其复制件移交档案主管部门。

企业在进行合规培训时,应特别对基层档案管理人员培训关于档案禁止出境的规定和处罚措施,明确档案中哪些是属于对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的,设立密码保存或设置专门人员实行特别监督,以保证相关档案不会非法流向境外。

 

 

 (作者:王艺,华商律师事务所高级合伙人,主要执业领域为数据合规,金融科技,争议解决)



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